Cara Menghitung Jumlah Nasi Box untuk Acara (Plus Rumus Cadangan)

Kekurangan box di tengah acara itu memalukan. Kelebihan banyak juga mubazir. Kabar baiknya, menghitung jumlah nasi box tidak perlu tebakan. Ada rumus sederhana yang dipakai penyelenggara acara berpengalaman, dan kamu bisa memakainya juga.

Rumus dasarnya

Empat kelompok ini yang sering bikin hitungan meleset kalau ada yang kelupaan. Mari bedah satu per satu.

Siapa saja yang perlu dihitung

1. Peserta atau tamu undangan. Ini angka yang paling gampang: jumlah undangan atau jumlah peserta yang terdaftar. Untuk acara kantor seperti rapat atau training, pakai daftar hadir yang sudah fix.
2. Panitia dan tim di lapangan. MC, tim dokumentasi, keamanan, tim konsumsi, driver. Mereka bekerja seharian dan butuh makan juga. Kelompok ini paling sering kelupaan.
3. Tamu tambahan. Atasan yang datang mendadak, pendamping tamu penting, vendor yang kebetulan di lokasi. Tidak perlu dilebih-lebihkan, cukup sediakan slot wajar sesuai jenis acaramu.
4. Cadangan 5-10%. Buffer untuk semua yang tidak terduga. Untuk acara di bawah 50 orang, ambil 10%. Untuk acara 100 orang ke atas, 5% biasanya cukup karena basis angkanya sudah besar.

Contoh hitungan 1: rapat kantor 75 peserta

• Peserta: 75
• Panitia dan tim (MC, dokumentasi, konsumsi): 8
• Tamu tambahan: 5
• Subtotal: 88
• Cadangan 10%: 9 (dibulatkan ke atas)
• Total: 97 box

Contoh hitungan 2: syukuran 120 tamu

• Tamu undangan: 120
• Keluarga dan panitia: 10
• Tamu tambahan: 5
• Subtotal: 135
• Cadangan 5%: 7 (dibulatkan ke atas)
• Total: 142 box

Perhatikan, cadangan 5% untuk acara besar menghasilkan angka yang masuk akal tanpa berlebihan.

Tiga kesalahan yang paling sering terjadi

Lupa menghitung panitia.

Akibatnya panitia makan belakangan dari sisa, atau malah tidak kebagian. Hitung mereka sejak awal seperti peserta.

Pesan pas-pasan tanpa cadangan.

Satu-dua tamu tambahan datang, langsung kekurangan. Cadangan 5-10% jauh lebih murah daripada rasa malu karena tamu tidak kebagian.

Tidak memperbarui jumlah mendekati hari H.

Jumlah undangan berubah, tapi pesanan tidak di-update. Sampaikan perubahan jumlah kepada admin secepat mungkin. Kemungkinannya perlu dikonfirmasi, terutama kalau pesanan sudah masuk tahap persiapan.

Bagaimana kalau jumlah berubah setelah pesan?

Langsung kabari admin. Perubahan jumlah masih bisa dibicarakan selama belum masuk tahap persiapan. Makin cepat kamu memberi tahu, makin besar peluangnya bisa disesuaikan. Karena itu, simpan nomor admin baik-baik sejak awal pemesanan.